Aufbewahrungspflichten: Was Sie zum Jahresende 2025 beachten sollten

Zum 31.12.2025 endet die siebenjährige Mindest-Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 2018. Wie immer gibt es jedoch Ausnahmen und wichtige Details, die man im Blick behalten sollte.

Längere Aufbewahrungsfristen bei Grundstücken

Für Unterlagen, die Vorsteuerbeträge im Zusammenhang mit Grundstücken betreffen, gilt eine 22-jährige Aufbewahrungspflicht. In speziellen Fällen – etwa bei älteren Gebäuden – kann diese Frist auch nur 12 Jahre betragen.

Unterlagen bei laufenden Verfahren nicht entsorgen

Besteht ein Abgabenbeschwerdeverfahren oder ein anderes behördliches bzw. gerichtliches Verfahren, bei dem Sie Parteistellung haben, müssen die betroffenen Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden – unabhängig von der siebenjährigen Frist.

Fehlerberichtigung: Warum auch alte Unterlagen wichtig bleiben können

Enthält eine Bilanz oder ein EAR-Abschluss einen periodenübergreifenden Fehler, kann die Finanzverwaltung eine Fehlerberichtigung durchführen. Das ist auch auf Antrag des Steuerpflichtigen möglich – selbst dann, wenn das betroffene Jahr bereits verjährt ist. Eine zeitliche Begrenzung ist gesetzlich nicht vorgesehen, weshalb es sinnvoll sein kann, ältere Unterlagen länger aufzubewahren.

Alte Unterlagen können auch zivilrechtlich noch wichtig sein

Auch in zivilrechtlichen Streitfällen können ältere Unterlagen eine wichtige Beweisfunktion erfüllen. Eine vorschnelle Entsorgung ist daher nicht empfehlenswert.

10-jährige Verjährungsfrist beachten

Die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist beträgt seit Jahren wieder 10 Jahre. Wir empfehlen daher, Geschäftsunterlagen zumindest während dieser Frist aufzubewahren.

Corona-Investitionsprämie

Unterlagen zur Corona-Investitionsprämie müssen laut Richtlinie mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.